Riskienhallinta ja sisäinen valvonta
Hallituksen vastuulla olevan sisäisen valvonnan tavoitteena on muun muassa varmistaa toiminnan tehokkuus ja tuloksellisuus, informaation luotettavuus sekä säännösten ja ohjeiden noudattaminen. Sisäinen valvonta on osa päivittäistä johtamista ja yhtiön hallinnointia.
Olennainen osa sisäistä valvontaa on sisäinen tarkastus. Sisäisen tarkastuksen organisointi on hallituksen alaisuudessa ja sisäisen tarkastuksen palvelut ostetaan ulkopuoliselta palvelun toimittajalta. Sisäinen tarkastus raportoi havainnoistaan hallitukselle. Sisäinen tarkastus tukee yhtiön johtoa toiminnan ohjaamisessa tutkimalla ja arvioimalla liiketoimintojen, riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan tehokkuutta sekä tuottamalla johdolle informaatiota ja suosituksia niiden tehostamiseksi. Sisäinen tarkastus tarkastaa myös liiketoiminnan ja taloudellisen raportoinnin prosesseja. Sisäisen tarkastuksen toimintaa ohjaavat riskilähtöisyys sekä painopistealueet liiketoiminnassa ja sen kehittämisessä.
Riskienhallinta
Hallitus on vahvistanut yhtiön riskienhallinnan periaatteet. Tavoitteena on turvata yhtiö tuloskehitys ja varmistaa liiketoiminnan häiriöttömyys toteuttamalla riskienhallintaa kustannustehokkaasti ja systemaattisesti. Riskienhallinta on osa Verkkokauppa.comin normaalia liiketoimintaa ja johtamista. Riskienhallintaa tukevat sisäiset kontrollijärjestelmät ja ohjeet. Riskienhallintaohjeistusta on erikseen laadittu muun muassa seuraaville osa-alueille: IT ja tietoturva, rahoitustoiminto, ympäristöasiat, väärinkäytökset, turvallisuus ja vakuutukset.
Verkkokauppa.comin liiketoiminta on altis erilaisille riskeille, joilla voi olla haitallinen vaikutus yhtiön toimintaan. Johtoryhmä arvioi strategiaprosessin yhteydessä liiketoimintariskejä ja arvioi samalla riskienhallinta-toimenpiteiden riittävyyttä. Johtoryhmä vastaa strategisten ja taloudellisten suunnitelmien laatimisesta; liiketoimintariskien analysointi ja hallintatoimenpiteiden arviointi on osa strategian laatimista. Liiketoimintariskejä analysoidaan myös strategiaprosessin ulkopuolella, erityisesti merkittävien hankkeiden ja investointien yhteydessä, ja niistä raportoidaan tarvittaessa yhtiön hallitukselle.
Yhtiössa toimii riskienhallinnan ohjausryhmä, jonka tehtävänä on tukea liiketoimintoja sellaisten riskien tunnistamisessa ja hallitsemisessa, jotka voivat vaarantaa tai estää Verkkokauppa.comin strategian mukaisten tavoitteiden saavuttamisen. Merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä selostetaan hallituksen toimintakertomuksessa.
Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteet
Sisäisen valvonnan toteutumisesta taloudellisen raportoinnin osalta vastaa Verkkokauppa.comin hallitus. Taloudellisen raportoinnin toteuttamisesta vastaavat yhtiön talousjohtaja ja talousosasto. Raportointi perustuu kaupallisten ja hallinnollisten prosessien sekä taloushallinnon järjestelmien tuottamaan tietoon. Yhtiön talousosasto määrittää taloudellisen raportointiprosessin valvontatoimet, joita ovat mm. erilaiset ohjeet, prosessikuvaukset, täsmäytykset ja analyysit, joilla varmistetaan raportoinnissa käytettävien tietojen sekä raportoinnin oikeellisuus.
Taloudellisen raportoinnin tuloksia seurataan ja poikkeamat ennusteisiin ja edelliseen vuoteen analysoidaan säännöllisesti. Analyysien avulla pyritään löytämään raportoinnin mahdolliset virheet sekä tuottamaan olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta.
Yhtiön talousosasto vastaa sisäisen valvonnan tehokkuudesta. Talousosasto vastaa raportoinnin prosessien arvioinneista. Taloudelliseen raportointiin liittyvät riskit arvioidaan ja niiden hallintatoimet määritellään osana riskienhallintaprosessia.