Meistä

Väärinkäytöksistä ilmoittaminen

Johdanto

Verkkokauppa.com Oyj:n toimintaperiaatteet määrittelevät yhtiön odotukset ja kuvaavat, kuinka hoidamme liiketoimintaamme vastuullisesti, eettisesti ja johdonmukaisesti arvojemme ja käytäntöjemme mukaisesti ja kaikkia lakeja noudattaen.

Läpinäkyvyys on yksi arvoistamme. Kannustamme kertomaan huolenaiheista ja kysymään neuvoa epäselvissä tilanteissa. Tämän mahdollistamiseksi henkilöstömme ja ulkoisten sidosryhmiemme käytössä on useita palaute- ja raportointikanavia, mukaan lukien riippumattoman kolmannen osapuolen isännöimä ilmoituskanava väärinkäytöksistä ilmoittamiseen.

Alla olevissa ohjeissa kuvataan kuinka työntekijät, asiakkaat tai muut sidosryhmät voivat ilmoittaa toiminnasta, jota he epäilevät lakien tai Verkkokauppa.comin toimintaperiaatteiden tai yhtiön muiden linjausten vastaiseksi. Ohjeissa kuvataan myös, miten yhtiö toimii tällaisen ilmoituksen saatuaan.

Mistä voi ilmoittaa?

Nämä ohjeet koskevat väärinkäytöksistä ilmoittamista. Termillä ”väärinkäytös” tarkoitetaan kaikkea lainvastaista toimintaa sekä toimintaa, joka rikkoo vakavasti yhtiön toimintaperiaatteita tai niitä täydentävää politiikkaa.

Esimerkkejä tällaisista väärinkäytöksistä ovat muun muassa ihmisoikeusloukkaukset, lahjonta ja korruptio, luottamuksellisten tietojen luvaton käyttö tai luovuttaminen, rahanpesun estämistä tai talouspakotteita koskevien lakien rikkominen, sisäpiirikauppa tai sisäpiiritiedon väärinkäyttö, syrjintä tai häirintä, talousrikos kuten petos tai kirjanpitorikos taikka ympäristöä, terveyttä tai turvallisuutta vaarantava toiminta.

Näissä ohjeissa kuvatut ilmoitusmenettelyt eivät sovellu seuraaviin tilanteisiin:

Reklamaatiot: Asiakkaidemme asiakasvalitukset, reklamaatiot tai vastaavat ilmoitukset, tulee ensisijaisesti osoittaa asiakaspalveluumme, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://asiakaspalvelu.verkkokauppa.com/. 

Välitön hengen, terveyden, omaisuuden tai ympäristön vaara: Jos kyseessä on vakava ja kiireellinen hätätilanne, joka vaatii viranomaisapua (kuten poliisi, ensihoito, pelastus- tai sosiaalitoimi), asiasta tulee ilmoittaa yleiseen hätänumeroon 112.

Kanavat väärinkäytöksistä ilmoittamiseen

Huoli tai epäilys väärinkäytöksestä yhtiön toiminnassa tulee ensisijaisesti ottaa puheeksi työntekijän oman esihenkilön, yhtiön henkilöstöhallinnon tai muun vastaavan osaston, johdon tai mahdollisen muun oman yhteyshenkilön kautta. 

Jos ilmoittaja uskoo, että asiaa ei voida hoitaa minkään muun käytettävissä olevan kanavan kautta, ilmoituksen tekemiseen voi käyttää ulkoisen kumppanimme hallinnoimaa ilmoituskanavaa. Sen kautta voi kertoa huolenaiheista luottamuksellisesti ja halutessaan nimettömästi. Ilmoituksen voi tehdä suomeksi tai englanniksi.

Ilmoituksen tekemisen lopuksi ilmoittaja saa henkilökohtaisen koodin, jolla voi 
seurata ilmoituksen etenemistä.

Jos olet tehnyt ilmoituksen ja hukkaat tapauskohtaisen koodin, pyydämme sinua tekemään uuden ilmoituksen, jossa viittaat alkuperäiseen ilmoitukseesi. Näin tutkintaa pystytään jatkamaan yhteistyössä kanssasi.

Lisätietoja ilmoittamisesta löytyy palveluntarjoajamme sivuilta osoitteesta https://www.juuriharja.fi/whistleblowing-ilmoittajalle-faq 

Ilmoituksen käsittely ja tutkinta

Yhtiö on sitoutunut selvittämään kaikki ilmoitukset huolellisesti ja ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta, tuli yhteydenotto mitä kautta tahansa.

Ilmoitukset arvioidaan ja tutkitaan kaikkien osapuolien kannalta riippumattomalla, oikeudenmukaisella ja puolueettomalla tavalla sekä ilmoituksen tekijän että sen kohteen yksityisyyttä suojaten. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain (1050/2018) mukaisia velvoitteita. Tietoja ilmoituksesta jaetaan yhtiön sisällä vain niille henkilöille, jotka ehdottomasti tarvitsevat niitä. Tarvittaessa tutkintaan saatetaan ottaa mukaan ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten lakimiehiä tai tilintarkastajia. Ilmoituksen tutkintaan ei osallistu henkilö, jota epäily koskee.

Ilmoitusten käsittelijät

Ilmoituskanavan kautta tehtyjä ilmoituksia käsittelevät yhtiön talousjohtaja, henkilöstöjohtaja ja lakiasiainjohtaja, jotka raportoivat kaikki saamansa väärinkäytösilmoitukset yhtiön toimitusjohtajalle ja hallituksen tarkastusvaliokunnalle.

Ilmoitusten käsittelyajat

Vastaanoton jälkeen kuittaamme ilmoituksen vastaanotetuksi 7 päivän kuluessa. Tarpeen mukaan pyydämme ilmoittajalta lisätietoja tutkinnan aikana. Myös tämä vaihe tapahtuu ilmoituskanavan kautta, luottamuksellisesti ja anonyymisti. Tutkinnan lopputuloksesta kerromme ilmoittajalle kanavan kautta 3 kk kuluessa ilmoituksen jättämisestä.

Ilmoituksen tekijän suojelu

Yhtiöllä on tiukka käytäntö sen suhteen, että se ei hyväksy minkäänlaisia kostotoimia vilpittömin mielin ilmoituksen tehnyttä henkilöä vastaan.

Ilmoittaminen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan

Voit ilmoittaa Verkkokauppa.comin toiminnassa tapahtuneesta rikkomuksesta oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan, jos rikkominen kuuluu ilmoittajansuojelulain (1171/2022) soveltamisalaan ja ilmoittamisen muut edellytykset täyttyvät. Huomioithan, että yksi ilmoittajansuojelulain mukaisen suojelun edellytys on, että ilmoitus organisaation toiminnassa tapahtuneesta rikkomisesta tehdään ensisijaisesti organisaation omaan ilmoituskanavaan. Lue lisää ilmoittamisesta oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan ja suojan edellytyksistä: Valtioneuvoston oikeuskansleri – Miten ilmoitus tehdään?