Hallinnointi

Ilmoitusmenettelyä ja raportointikanavaa koskeva ohjeistus

Johdanto

Verkkokauppa.com haluaa toimia avoimesti ja eettisesti.

Näissä ohjeissa kuvataan kuinka työntekijät, asiakkaat tai muut sidosryhmät voivat ilmoittaa toiminnasta, jota he epäilevät Verkkokauppa.comin toimintaperiaatteiden tai yhtiön muiden linjausten vastaiseksi, ja joka voi vahingoittaa yksittäisiä henkilöitä tai yhtiötä. Alla on kuvattu ilmoitusmenettely ja raportointikanava (Whistleblowing), joka tarjoaa tarvittaessa tavan saattaa Verkkokauppa.com:n sisäisen tutkinnan kohteeksi epäilyksen mahdollisesta väärinkäytöksestä tai toimintaperiaatteiden rikkomuksista.

Odotamme kaikkien Verkkokauppa.comilaisten toimivan vastuullisesti ja yrityksen ohjeistuksen mukaisesti.

Jokaisen Verkkokauppa.comilaisen vastuulla on myös osaltaan tukea eettistä toimintaa ilmoittamalla havaitsemastaan tai epäillystä väärinkäytöksestä tai toimintaperiaatteiden rikkomisesta. Mainitut seikat voivat liittyä esimerkiksi rahanpesuepäilyyn, sisäpiiritiedon väärinkäyttöön tai muuhun epäeettiseen toimintaan.

Milloin ilmoitusmenettely on tarpeellinen ja miten toimia?

Jos henkilö havaitsee toimintaa tai seikkoja, jotka eivät ole Verkkokauppa.comin toimintaperiaatteiden tai muiden linjauksien mukaisia tai epäilee taloudellisen väärinkäytöksen tapahtuneen, hän voi toimia seuraavasti:

Vaihtoehto 1: Työntekijä voi ilmoittaa asiasta omalle esimiehelleen

• Jos työntekijällä on yhtiöön liittyviä epäilyksiä, hänen tulee ensisijaisesti ottaa yhteyttä esimieheensä.

Vaihtoehto 2: Työntekijä voi ilmoittaa asiasta yhtiön johdolle tai henkilöstöhallintoon

• Jos työntekijä niin haluaa tai jos epäilys kohdistuu hänen esimieheensä, hän voi ilmoittaa asiasta yhtiön johdolle tai henkilöstöhallintoon.

• Omaan työsuhteeseen, työympäristöön tai henkilöstöasioihin liittyvistä tulkintatilanteista tai muista vastaavista kysymyksistä, työntekijän tulee ottaa yhteyttä henkilöstöhallintoon.

Vaihtoehto 3: Sidosryhmään kuuluva voi ilmoittaa asiasta Verkkokauppa.comin yhteyshenkilölle tai yhtiön johdolle

• Yhtiö kannustaa ensisijaisesti sidosryhmiään keskustelemaan mahdollisesta epäilystä Verkkokauppa.comin yhteyshenkilöiden kanssa.

• Jos sidosryhmään kuuluva niin haluaa tai epäilys kohdistuu hänen yhteyshenkilöönsä, hän voi myös ilmoittaa asiasta yhtiön johdolle.

Vaihtoehto 4: Työntekijä tai sidosryhmään kuuluva voi ilmoittaa asiasta, joko omalla nimellään tai nimettömästi raportointikanavan kautta (Whistleblowing)

• Ilmoitus voidaan tehdä luottamuksellisesti sähköpostilla osoitteeseen whistleblowing@verkkokauppa.com taikka postitse Verkkokauppa.com Oyj, Compliance -asiat, Tyynenmerenkatu 11, 6 krs. 00220 Helsinki.

• Ennen kuin teet ilmoituksen, sinun tulee tutustua yhtiön Whistleblowing politiikkaan.

• Yhtiö toivoo, että ilmoitukset tehtäisiin yhteystiedoilla, jotta asian jatkoselvittäminen on tehokkaampaa. Ilmoituksen voi halutessaan tehdä myös nimettömänä.

• Mikäli haluat tehdä ilmoituksen nimettömänä, varmistuthan siitä, että ilmoituksessa ei ole henkilötietojasi tai muita tunnistetietoja (esim. perustamalla aikaisemmin käyttämättömän ja anonyymin sähköpostiosoitteen)

• Tämä ilmoituskanava on kaikkien yhtiön ulkopuolisten käytössä.

• Mikäli haluat tehdä ilmoituksen suullisesti, voit sopia tapaamisen compliance@verkkokauppa.com osoitteen kautta.

Tutkinta

Yhtiö sitoutuu selvittämään kaikki ilmoitukset huolellisesti ja ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta tuli yhteydenotto mitä kautta tahansa.

Ilmoituksiin sovelletaan seuraavia periaatteita:

• Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

• Ilmoituksen tutkintaan ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.

• Whistleblowing-tiimi esittää tarvittaessa jatkokysymyksiä raportointikanavan kautta.

• Kukaan whistleblowing-tiimin jäsen tai muu tutkintaprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan raportoijaa millään tavalla.

Ilmoituksen tekijän suojelu

Yhtiö ei hyväksy, että vilpittömässä mielessä ilmoituksen tehneelle aiheutuu ilmoituksen johdosta minkäänlaista epäasiallista kohtelua.

On kiellettyä tehdä ilmoituksia kiusantekomielessä tai muutoin virheellisin tiedoin. Jos työntekijä käyttää menettelyä väärin esittämällä tietoisesti perättömiä tietoja, hän syyllistyy vakavaan kurinpitorikkomukseen, mikä voi johtaa kurinpitotoimiin, tai jopa irtisanomiseen.

Luottamuksellisen tiedon käsittely

Ilmoitusjärjestelmässä olevat henkilötiedot on suojattu sivullisten asiattomalta pääsyltä tietoihin. Ilmoitusjärjestelmään annettuja henkilö- ja muita tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä (ml. GDPR) edellytetään.

Muut tiedot

Tutustu lisäksi ilmoituskanavaa koskevaan politiikkaan
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat tietosuojaselosteistamme
Yhtiön Supplier Code of Conduct